Leistungen
Anfragen in Minuten statt in Tagen beantwortet
Im Innendienst entscheidet sich, wie schnell ein Kunde eine Antwort bekommt. In den meisten Häusern liegt dazwischen Handarbeit: Anfragen aus mehreren Kanälen sichten, Artikel heraussuchen, Konditionen nachsehen, Angebot tippen. Wer schnell antwortet, gewinnt den Auftrag häufiger, und genau das scheitert an der Erfassung.
- Anfrage kommt anE-Mail, Portal, Telefon
- Inhalt wird erkanntArtikel, Menge, Termin
- Entwurf entstehtAngebot liegt vor
- Ihr Team prüftergänzt und gibt frei
- Antwort geht rausam selben Tag
Anfragen werden schneller beantwortet, wenn der erste Entwurf nicht mehr von Hand entsteht. Eingehende Anfragen aus E-Mail, Portal oder Telefon werden gelesen, den richtigen Artikeln und Konditionen zugeordnet und als fertiger Angebotsentwurf vorgelegt. Der Innendienst prüft, ergänzt und gibt frei. Damit verschiebt sich die Arbeit von der Erfassung zur Beratung.
Woran es heute scheitert
- Anfragen kommen über E-Mail, Telefon, Portal und Formular herein, in vier verschiedenen Formaten und ohne gemeinsame Ablage.
- Artikel und Konditionen werden von Hand herausgesucht, oft aus mehreren Systemen und Preislisten.
- Rückfragen an den Außendienst verlängern jede Anfrage um einen Tag, manchmal um mehrere.
- Wiederkehrende Anfragen werden jedes Mal neu bearbeitet, obwohl ein vergleichbares Angebot schon einmal geschrieben wurde.
Was sich ändert
- Eingehende Anfragen werden automatisch erfasst und einem Kunden zugeordnet
- Der Angebotsentwurf liegt vor, bevor der erste Mensch die Anfrage öffnet
- Rückfragen entfallen, weil der Stand beim Kunden im selben System sichtbar ist
- Der Innendienst prüft und entscheidet, statt Daten von einem Feld ins nächste zu übertragen
- Kunden bekommen ihre Antwort spürbar früher
So funktioniert es.
Anfragen bündeln
E-Mail, Portal, Telefon und Formular laufen in einem gemeinsamen Eingang zusammen.
Lesen und zuordnen
Artikel, Mengen und Konditionen werden erkannt und dem richtigen Kunden zugeordnet.
Entwurf vorlegen
Das Angebot liegt als Entwurf vor, bevor der erste Mensch die Anfrage öffnet.
Prüfen und freigeben
Ihr Team prüft, ergänzt und gibt frei. Sonderfälle bleiben beim Menschen.
Was Sie bekommen.
Datenschutz planen wir von Anfang an mit: Hosting in der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag und klare Zugriffsrechte.
- Ein gemeinsamer Eingang für alle Anfragekanäle
- Automatisch vorbereitete Angebotsentwürfe
- Anbindung an Ihr bestehendes CRM oder ERP
- Dokumentierte Freigaberegeln
- Eine Auswertung, wie lange eine Anfrage wirklich braucht
Wiederkehrende Anfragen machen in den meisten Häusern den größeren Teil aus. Genau dort lohnt sich die Vorbereitung, und genau dort fängt die Umsetzung an.
Häufige Fragen
Häufige Fragen
Wie können Anfragen automatisch erfasst werden, wenn sie so unterschiedlich hereinkommen?
Genau dafür eignet sich KI. Eine Anfrage per E-Mail, aus dem Portal oder als Gesprächsnotiz wird gelesen und in dieselbe Struktur gebracht: Kunde, gewünschte Artikel, Menge, Termin.
Geht ein automatisch erstelltes Angebot ungeprüft an den Kunden?
Nein. Der Entwurf wird vorbereitet, freigegeben wird er von einem Menschen. Wer prüft und wer freigeben darf, legen Sie fest.
Muss dafür unser ERP oder CRM ausgetauscht werden?
Nein. Wir arbeiten mit dem, was bei Ihnen läuft, und docken an Ihre bestehenden Systeme an. Ein Systemwechsel ist keine Voraussetzung.
Was passiert mit Sonderfällen und Ausnahmen?
Sonderfälle bleiben beim Menschen. Automatisiert wird, was sich wiederholt. Alles andere wird als Ausnahme gekennzeichnet und weitergereicht.
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